Em um mundo cada vez mais conectado, os certificados digitais cumprem o papel de eliminar fronteiras, trazer ganhos de eficiência para processos de trabalho e mais segurança para a operação das empresas. 

Com o uso dessa ferramenta, os gestores eliminam processos burocráticos feitos em papel, tornando toda e qualquer transação mais ágil. E o melhor: tudo isso sem grandes investimentos ou trabalho de implementação. 

Ficou interessado em saber mais? Confira este artigo em que explicamos como o certificado digital pode ser estratégico para a gestão de seu negócio.

Como o certificado digital comprova a identidade de alguém?

Antes de falarmos propriamente para que serve o certificado digital, vale mencionar a forma como esse recurso identifica um usuário. Afinal, essa é uma das principais funcionais da ferramenta.

Nesse sentido, devemos esclarecer que o certificado digital faz uso de chaves criptografadas para validar a autenticidade de um registro, como uma assinatura. Isso acontece a partir da utilização de duas chaves distintas, sendo elas:

• chave privada: utilizada para criptografar dados que confirmam a identidade atrelada a um CPF ou um CNPJ. A identificação pode ser utilizada para acessar um sistema ou para assinar eletronicamente um documento. Só conhece essa chave quem está autorizado a usar o certificado que a gerou;
• chave pública — é a chave compartilhada junto a quem precisa decodificar a criptografia das informações que atestam a identidade de um certificado digital.  A chave pública só serve para decodificar o que foi criptografado usando a chave privada criada junto dela.

Por que sua empresa precisa de um certificado digital?

Vejamos, então, por que sua empresa precisa de um certificado digital.

Assinar documentos digitalmente

A assinatura de documentos em ambiente digital é uma das principais vantagens associadas ao certificado digital. Com essa funcionalidade, sua empresa não precisará mais tramitar documentos físico ou dispender tempo e dinheiro para autenticação de contratos em cartório. 

Realizar onboarding de clientes e fornecedores

Como funciona o cadastro de clientes e fornecedores de sua empresa? O processo empregado garante a segurança dos dados e informações apresentadas?

Como se sabe, a qualidade do cadastramento realizado evita fraudes e isenta seu negócio de riscos operacionais significativos.  

Quem mantém relacionamento com os bancos digitais, por exemplo, já está acostumado com o chamado onboarding digital. Com esse procedimento, uma vídeo-selfie do usuário é gravada, assim como um registro de seus documentos. 

Feita essa verificação, a instituição financeira cruza os dados informados e consegue realizar um cadastro verdadeiramente seguro, sendo essa mais uma funcionalidade associada a certificação digital.

Utilização do eSocial

O e-social é um sistema criado pelo Governo Federal para unificar as informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), da declaração do Imposto de Renda retido na fonte (DIRF), do Sistema de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (SEFIP) e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

Como muitos gestores já sabem, vários ambientes do e-Social só podem ser acessados por meio de certificação digital. Daí a relevância da ferramenta.

Emissão de nota fiscal eletrônica 

Exceto para empresas que utilizam nota fiscal avulso (casos especificados em lei), o certificado digital é um pré-requisito para emissão de nota fiscal eletrônica. Como é sabido, a ferramenta garante a autenticidade da operação, agiliza a emissão das NF’s, simplificando a gestão financeira de seu negócio.

Utilização do e-CAC 

O e-CAC é a central de atendimento virtual disponibilizada pela Receita Federal. Por meio dessa plataforma, é possível:

• consultar e realizar Cadastro Específico do INSS;
• emitir certidões;
• consultar a situação fiscal de seu CNPJ;
• emitir declarações contábeis;
•  verificar inscrições na Dívida Ativa da União e 
• muito mais. 

Graças a esse serviço, milhões de pessoas já não precisam se deslocar até uma agência da Receita Federal para realizar os procedimentos listados. No entanto, assim como em relação ao e-Social, será necessário logar na plataforma por intermédio de um certificado digital. 

Cumprimento de obrigações acessórias

O SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital e permite o armazenamento, a validação e o recebimento de documentos fiscais e contábeis da empresa no ambiente digital. 

Integram o SPED diferentes projetos: 

• ECD (Escrituração Contábil Digital);
• SPED Contábil; 
• EFD (Escrituração Fiscal Digital);
• SPED Fiscal; 
• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica); 
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

O gestor da empresa conta com a possibilidade assinar a escrituração contábil e fiscal da empresa (SPED contábil e Fiscal) desde que seja procurador ou representante legal do CNPJ.