Quem acompanha as rotinas contábeis do próprio negócio sabe que as obrigações anuais são inúmeras. No caso de empresas optantes pelo Simples Nacional, estamos falando pelo menos oito obrigações acessórias diferentes. 

Para conhecer quais são elas, prazos de entrega e especificidades de cada declaração, continue a leitura deste artigo. Falaremos sobre as obrigações anuais do Simples Nacional.

1. Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)

A DEFIS ou Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é uma declaração anual que toda empresa optante pelo Simples Nacional precisa realizar.

A DEFIS cumpre a função de informar ao Fisco todas as atividades realizadas pela empresa para um ano-calendário. Para isso, a declaração deve conter as seguintes informações:

• identificação dos sócios e suas participações na empresa;
• rendimentos dos sócios e pró-labores;
• quantidade de empregados no início e final do ano de apuração;
• saldo das contas bancárias no início e final do ano de apuração;
• despesas do ano de apuração.

Optantes pelo Simples Nacional devem realizar anualmente a DEFIS e enviá-la até o dia 31 de maio para enviar a declaração. 

2. Declaração mensal no site do Simples Nacional

Outra declaração de suma importância é declaração mensal informada no site do Simples Nacional. Esse informe tem por finalidade apurar os impostos gerados ao longo do mês anterior. Para isso, é preciso apresentar os seguintes dados:

• faturamento do mês de referência;
• natureza das atividades exercidas pela empresa e 
• tributação aplicada a cada fato gerador.

Finalizada a declaração no site do Simples Nacional, será gerado o DAS (Documento de Arrecadação do Simples) referente ao recolhimento dos impostos. 

3. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

A Relação Anual de Informações Sociais ou RAIS é uma declaração anual que reúne dados sobre os empregados da empresa optante pelo simples, entre outros dados referentes a folha de pagamentos.

Ela precisa ser apresentada mesmo por aquelas empresas sem nenhum empregado no período de apuração. Neste caso, é necessário informar a chamada RAIS Negativa. 

4. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

A declaração apresentada ao CAGED é obrigatória quando há a contratação ou demissão de um funcionário no mês anterior ao vigente. Por isso, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, o CAGED, registra e contabiliza demissões e admissões para um mesmo período de referência.   

5. Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF)

A DIRF é a Declaração de Imposto Retido na Fonte, trata-se de uma declaração anual na qual as empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a declarar as retenções de imposto de renda realizadas durante o período de apuração. 

A declaração deve conter as retenções realizadas tanto de pessoas físicas (funcionários) quanto de pessoas jurídicas (transações entre PJ’s). 

6. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)

O Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, também chamado de GFIP, é uma declaração mensal obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional. Sua função é informar quais os vínculos empregatícios mantidos no mês de apuração e a respectiva remuneração dos empregados, incluindo recolhimentos destinados ao Fundo de Garantia e contribuições previdenciárias. 

É importante destacar que a transmissão da GFIP é obrigatória mesmo para as empresas sem vínculo empregatício no mês apurado. Neste caso, deve ser apresentada a chamada GFIP declaratória. 

7. eSocial

Lançado recentemente, o eSocial é um sistema inovador desenvolvido a partir de um projeto do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). O sistema conta com inúmeras funcionalidades, mas o que optante precisa acessar é o informe onde são declarados dados fiscais, tributários e trabalhistas. A periodicidade da declaração é anual.

8. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTFWeb)

Por fim, a última declaração obrigatória para optantes pelo Simples Nacional é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, a chamada DCTFWeb. 

Essa é uma declaração responsável por informar contribuições realizadas ao INSS e outras entidades e fundos de previdência. Por estar integrada a mesma base de dados do eSocial, DCTFWeb é uma obrigação assessória simples de ser cumprida. Grande parte dos preenchimentos são feitos automaticamente, após informe de dados cadastrais da empresa.

A entrega da DCTWeb deve respeitar o seguinte cronograma:

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